Privacyreglement

/Privacyreglement
Privacyreglement 2018-06-06T14:18:04+00:00

 

 

Privacyreglement ArGon Groep
ArGon Groep is een gecertificeerde arbodienst. Om u meer inzicht te geven in de manier waarop wij gegevens verzamelen, verwerken en wat er precies mee gebeurt, hebben wij een privacyreglement opgesteld. In ons privacyreglement kunt u onder andere lezen wie toegang heeft tot uw gegevens en op welke manier u zelf inzicht kunt krijgen in uw gegevens.

 

Waarom verwerkt ArGon Groep mijn gegevens?
Als arbodienst ondersteunen wij werkgevers bij het opstellen en het uitvoeren van hun arbeidsomstandigheden- en verzuimbeleid. Werkgevers hebben wettelijke plichten waarvoor zij ArGon Groep inschakelen om aan deze wettelijke plichten te kunnen voldoen.

Om onze dienstverlening op een goede manier uit te kunnen voeren verwerken wij persoonsgegevens en medische gegevens. Hier krijgt u onder andere mee te maken wanneer u op het spreekuur van de bedrijfsarts bent geweest of een keuring heeft ondergaan. Wij hebben dan gegevens van u die wij bewaren.

 Welke gegevens worden er door ArGon Groep verwerkt?
De gegevens die wij verwerken kunnen wij onderverdelen in: 

  • Algemene gegevens van onze klanten;
  • Diverse gegevens over de werknemers die werkzaam zijn voor onze klanten.

Van onze klanten verwerken wij algemene gegevens zoals bijvoorbeeld:

  • Naam van de organisatie;
  • Adres;
  • Branche;
  • Aantal medewerkers;
  • Contractnummer;
  • Gegevens contactpersonen;
  • Contactgegevens van contactpersonen.

Wanneer uw werkgever onze dienstverlening voor u als werknemer inzet, dan kunnen onderstaande gegevens van u verwerkt worden:

 

Identiteitsgegevens zoals bijvoorbeeld:

  • Naam;
  • Adres;
  • Woonplaats;
  • Telefoonnummer en/of e-mailadres;
  • Geboortedatum;
  • BSN nummer.

 

 Administratieve gegevens zoals bijvoorbeeld:

  • Verzuimgegevens bijvoorbeeld de data van ziek- en (vermoedelijke) hersteld meldingen;
  • Data van (volgende) consulten aan de bedrijfsarts;
  • De functie waarin u als werknemer werkzaam bent;
  • Voor hoeveel uur u een dienstverband heeft.

 

Medische gegevens zoals bijvoorbeeld:

  • Gegevens over de reden van ziekteverzuim (diagnose);
  • Medische gegevens naar aanleiding van spreekuren bij de (bedrijfs)arts;
  • Medische gegevens die, na akkoord van u als werknemer, door de (bedrijfs)arts bij een behandelaar zijn opgevraagd;
  • Uitslagen van keuringen;
  • Uitslagen van preventief medisch onderzoeken.

 

Hoe komen wij aan uw gegevens?
Over het algemeen ontvangen wij de administratieve gegevens en de identiteitsgegevens van uw werkgever, wanneer deze onze dienstverlening voor u inzet. Het kan hierbij gaan om het inplannen van een spreekuur bij de (bedrijfs)arts, het aanvragen van een keuring of het inzetten van een preventief medisch onderzoek. Om deze diensten te kunnen verlenen geeft uw werkgever deze gegevens aan ons door.

Medische gegevens ontvangen wij onder andere van uzelf (tijdens de spreekuren met de (bedrijfs)arts of van derde (bijvoorbeeld een behandelaar),  indien u daar toestemming voor heeft gegeven. Ook kunnen medische gegevens afkomstig zijn van onderzoeken waar u (in het kader van bijvoorbeeld een keuring of een preventief medisch onderzoek) aan heeft deelgenomen.

 

Hoe worden deze gegevens bewaard?
Het grootste gedeelte van de gegevens die wij verwerken worden bewaard in een digitaal systeem. Dit systeem is dusdanig ingericht dat medewerkers van ArGon Groep alleen inzicht hebben in de gegevens die ze nodig hebben om hun werk uit te kunnen voeren. Het systeem is goed beveiligd waardoor onbevoegden geen toegang kunnen krijgen tot uw gegevens.

Indien wij nog papieren documenten met persoonsgegevens in ons bezit hebben, dan worden deze bewaard in een afgesloten ruimte. Alleen bevoegde medewerkers van ArGon Groep kunnen bij de sleutels van deze kasten.

Daarnaast kan het zijn dat de (bedrijfs)arts in zijn eigen systeem nog toegang aantekeningen van zijn spreekuren bijhoudt. Indien dat het geval is, heeft alleen de (bedrijfs)arts toegang tot deze gegevens.

 

Wie heeft er inzicht in mijn gegevens?
Niet iedere medewerker van ArGon Groep heeft automatisch toegang tot uw gegevens. Onderstaande medewerkers hebben toegang tot uw gegevens:

  • De (bedrijfs)arts waar u op spreekuur komt. Indien dit een arts in opleiding is tot bedrijfsarts heeft ook de bedrijfsarts die deze arts begeleidt toegang tot uw gegevens.
  • Medewerkers die rechtstreeks betrokken zijn bij de dienstverlening.
  • Medewerkers die u (schriftelijk) toestemming heeft gegeven om uw gegevens in te mogen zien.

Om ervoor te zorgen dat er zorgvuldig omgegaan wordt met uw gegevens, hebben alle medewerkers van ArGon Groep een geheimhoudingsverklaring getekend. Voor uw medische gegevens geldt daarnaast dat alle artsen en bedrijfsartsen gebonden zijn aan een wettelijk beroepsgeheim. Medewerkers die rechtstreeks bij de bij de dienstverlening betrokken zijn hebben een afgeleid medisch beroepsgeheim.

 

Artsen in opleiding tot bedrijfsarts
Om ervoor te zorgen dat er ook in de toekomst voldoende bedrijfsartsen beschikbaar zijn voor de begeleiding van (zieke) medewerkers, is ArGon Groep een erkende opleidingsinrichting. Als opleidingsinrichting leiden wij artsen op tot bedrijfsarts. Indien een arts in opleiding tot bedrijfsarts is, kijkt een ervaren geregistreerd bedrijfsarts (op afstand) mee. In dat geval heeft de bedrijfsarts die de arts in opleiding begeleidt ook inzicht in de gegevens van de werknemers die een arts in opleiding spreekt voor zijn of haar spreekuren. Op deze manier kunnen wij de artsen in opleiding goed begeleiden en ervoor zorgen dat de medewerkers (en de werkgever van deze medewerkers) die door deze arts in opleiding gesproken worden van de juiste adviezen worden voorzien.

 

Welke gegevens ontvangt mijn werkgever van ArGon Groep?
Uw werkgever ontvangt nooit medische gegevens van u. Hieronder kunt u lezen welke gegevens uw werkgever van ons kan ontvangen:

  • Na een spreekuur ontvangt uw werkgever een spreekuurverslag (terugkoppeling). Dit is hetzelfde document als wat u zelf ook ontvangt.
  • Na een keuring krijgt uw werkgever alleen te horen of u wel of niet goedgekeurd bent. Indien u goedgekeurd bent kunnen wij daarnaast doorgeven tot wanneer de goedkeuring van deze keuring geldig is.
  • Na een preventief medisch onderzoek ontvangt de werkgever geen gegevens over uw uitslagen. Wel kan er een rapport geschreven worden met algemene uitslagen en tips voor uw werkgever om de gezondheid van medewerkers te verbeteren. Op basis van dit rapport is niet te herleiden wat de individuele uitslagen van u als medewerkers zijn.
  • Heeft u een anoniem (arbeidsomstandigheden) spreekuur aangevraagd bij de bedrijfsarts, dan ontvangt uw werkgever geen gegevens over wie er op het spreekuur geweest is.
  • Tot slot geven wij algemene gegevens door aan uw werkgever over het verzuim binnen de organisatie. Dit kan gaan om het verzuimpercentage, gemiddelde duur van verzuim, oorzaken van verzuim en resultaten van de inzet van de arbodienstverlening. Ook hierbij is het zo dat dergelijke informatie nooit te herleiden is naar gegevens over individuele medewerkers.

 

Aan wie geeft ArGon Groep mijn gegevens door?
Wij geven uw gegevens alleen aan derden door wanneer:

  • ArGon Groep wettelijk verplicht is om deze gegevens door te geven (hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan het doorgeven van gegevens aan het UWV);
  • U ons schriftelijke toestemming geeft om deze gegevens aan een derde door te geven.

 

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk. Wij zijn gebonden aan wettelijke plichten met betrekking tot bewaartermijnen. Indien wij medische gegevens van u verwerken moeten wij deze, nadat de dienstverlening aan u gestopt is, nog minimaal 15 jaar bewaren.

Wanneer wij uw gegevens niet meer hoeven te bewaren zullen wij ervoor zorgen dat wij deze op een veilige manier verwijderen.

 

Wat zijn mijn rechten?
Aangezien wij gegevens van u verwerken kunt u altijd vragen om inzicht in uw dossier. Op deze manier kunt u inzage krijgen in de gegevens die wij van u hebben. Mocht u hier gebruik willen maken dan kunt u een schriftelijk verzoek indienen via onderstaand adres:

 

ArGon Groep

OVV dossier inzage

Postbus 38

6880 AA Velp

 

Wij nemen dan contact met u op om af te stemmen op welke manier wij u inzage kunnen geven in uw dossier. Mocht u van mening zijn dat de gegevens die wij van u hebben niet kloppen, dan kunt u een verzoek indienen om deze gegevens te corrigeren. Tot slot heeft u ook het recht om (een deel van) uw dossier te laten vernietigen. Dit kunt u tevens schriftelijk aanvragen via bovenstaand adres.

 

Vragen?
Heeft u naar aanleiding van ons privacyreglement nog vragen? Dan kunt u contact met ons opnemen op telefoonnummer 026-3557733. Onze medewerkers zijn van maandag tot en met vrijdag van 08:00 tot 17:00 bereikbaar. Zij zorgen er dan voor dat uw vraag bij de juiste medewerker terecht komt.

 

Klachten
Heeft u naar klacht omtrent privacy? Dan kunt u contact opnemen met onze functionaris van de gegevensbescherming, de heer Rens Ceelen. U kunt dan bellen met telefoonnummer 026-35577733.